Protection des renseignements personnels
1. Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l'identifier.
2. Sauf dans les cas où la Loi sur la protection des renseignements personnels l'oblige, le RSEQ (Réseau du sport étudiant du Québec) maintient le caractère confidentiel de tous les renseignements obtenus de ses membres.
3. La RSEQ recueille des renseignements fournis par écrit ou verbalement par ses membres afin de remplir les objectifs et le mandat qui lui sont donnés et qui peuvent être décrits comme suit :
4. Le RSEQ recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels à des fins considérées comme raisonnables dans les circonstances et seulement les renseignements nécessaires pour fournir des produits, services ou renseignements aux membres.
5. L'utilisation faite des renseignements personnels se limite aux buts décrits dans la politique.
6. Tous les renseignements concernant les membres sont conservés sous le sceau de la confidentialité et, sauf exception, les renseignements ne peuvent être divulgués à quiconque à moins que le membre l'ait expressément ou implicitement autorisé.
7. Le RSEQ divulgue le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de ses membres aux associations régionales et aux fournisseurs privilégiés lorsque :
a) cette utilisation constitue un service et l'information est utile pour les membres, et
b) le RSEQ détient l'engagement écrit des fournisseurs privilégiés à respecter les exigences particulières régissant l'utilisation de ces renseignements.
8. Dans les cas où le RSEQ est obligé de divulguer des renseignements sans le consentement de la personne.
Consentement
9. A moins que la loi ne l'autorise, aucun renseignement personnel ne sera recueilli sans avoir au préalable obtenu le consentement de la personne concernée par la collecte, l'utilisation et la diffusion de ces renseignements. Le RSEQ peut toutefois demander à cette personne son consentement pour utiliser et divulguer ses renseignements personnels après leur collecte dans le cas où le RSEQ tient à utiliser ces renseignements personnels dans un but non précisé dans la présente politique ou non préalablement consenti.
10. Lorsqu'un membre y consent, ses coordonnées seront utilisées par le RSEQ aux seules fins énoncées dans la présente politique. Si le membre refuse d'accorder son consentement, alors le RSEQ n'utilisera ses coordonnées qu'à la seule fin de communiquer avec lui et ne devra divulguer ces renseignements à quiconque. Advenant qu'un membre n'indique pas s'il consent ou non, le fait de soumettre ces renseignements équivaut à son consentement à l'utilisation de ses renseignements personnels à cette fin.
11. Si un membre veut retirer son consentement, le membre doit communiquer par écrit son refus au RSEQ. L'exactitude et la conservation des renseignements personnels
12. Le RSEQ veille à ce que tout renseignement personnel fourni par ses membres et en sa possession soit exact, actuel et aussi complet que requis pour les fins auxquelles le RSEQ utilise ce renseignement. Si le RSEQ découvre que les renseignements sont inexacts, incomplets ou périmés, elle révisera les renseignements personnels et, si besoin en est, fera en sorte que les tiers à qui ces renseignements inexacts ont été fournis puissent également corriger leurs dossiers. Les renseignements sur les anciens membres ne sont pas corrigés et le RSEQ. Le RSEQ conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessitée par les motifs de leur collecte. Cette période peut être prolongée après la cessation des relations entre le membre et le RSEQ, mais ne durera que le temps requis pour que le RSEQ puisse communiquer avec le membre s'il y a lieu. Lorsque
le RSEQ n'a plus besoin des renseignements personnels du membre, ceux-ci seront détruits, supprimés, effacés ou convertis sous une forme anonyme. Les renseignements personnels sont conservés au siège social du
RSEQ sis à Montréal.
Protection des renseignements personnels
13. Le RSEQ s'engage à maintenir un niveau adéquat de sécurité physique, procédurale et technique dans ses bureaux et ses locaux réservés à l'entreposage des renseignements afin d'empêcher toute forme non autorisée d'accès, de divulgation, de reproduction, d'utilisation ou de modification des renseignements personnels de ses membres. Ce principe s'applique également à la manière dont le RSEQ se débarrasse ou détruit les renseignements personnels.
14. Seules les personnes dûment identifiées par le conseil d'administration sont autorisées à prendre connaissance et à traiter les renseignements personnels confiés par les membres.
15. Le RSEQ procède à la vérification régulière des procédures et des mesures de sécurité.
Accès aux renseignements personnels
16. Le RSEQ autorise tout membre à prendre connaissance des renseignements personnels qu'il détient sur ce membre. Le RSEQ répondra à la requête dans les
trente (30) jours de sa réception. Si le RSEQ décide de ne pas donner suite à la requête, il donnera à la personne qui en fait la demande, les motifs justifiant la non divulgation.
17. Le RSEQ ne facturera pas un membre pour avoir vérifié ou corrigé ses renseignements personnels.